Adopté à la session de Paris en septembre 1971
Table des matières :
Article premier L'Association des Secrétaires Généraux des Parlements est un organisme consultatif de l'Union interparlementaire, conformément à la section VII, Article 26, des Statuts de l'Union. Elle a pour but de :
Article 2 Ses membres se communiquent mutuellement, tant pour participer aux études entreprises en commun que pour satisfaire à des demandes individuelles, tous renseignements relatifs au droit et à la procédure parlementaire, aux méthodes de travail, à l'organisation de leur Assemblée et à l'administration des services parlementaires.
Article 3 1. L'Association est composée des secrétaires généraux et des secrétaires généraux adjoints des parlements, ainsi que des assemblées parlementaires internationales, que ceux-ci soient affiliés ou non à l'Union interparlementaire. 2. Lorsqu’un secrétaire général ou un secrétaire général adjoint ne peut assumer personnellement une participation directe à l'Association, celle-ci peut admettre comme membre un haut fonctionnaire de cette assemblée mandaté par le secrétaire général. Article 4 On entend par secrétaire général d'une assemblée la personne qui exerce la direction de l’ensemble des services parlementaires. Article 5 L'Association, sur rapport de son Comité exécutif, se prononce sur les candidatures. Article 6 1. Un membre de l'Association empêché d'assister à une session, une réunion ou une séance de l'Association peut désigner comme suppléant un autre fonctionnaire de son Assemblée. 2. La désignation doit être communiquée par écrit au président de l'Association au plus tard à l'ouverture d’une séance ; elle est valable pour la durée de la session ou de la réunion. Article 7 L’effectif de la représentation de chaque assemblée ne peut être simultanément supérieur à deux membres. Article 8 L’Association peut, sur proposition du Comité exécutif, de sa propre initiative ou à la demande d’un ou plusieurs membres, conférer l'honorariat aux anciens membres qui lui ont rendu des services importants. Article 9 L’Association, dans le respect des principes et conditions contenus dans les Statuts de l’UIP et sur proposition du Comité exécutif, peut admettre des observateurs en raison de leur qualité ou de leurs compétences particulières. 1. Quand l’affiliation d’un parlement à l’Union interparlementaire a été suspendue parce qu’il est en retard dans le paiement de ses contributions aux dépenses de l’Union, un membre de l’Association provenant de ce parlement peut continuer à faire partie de l’Association. 2. Lorsque l’affiliation d’un parlement à l’Union interparlementaire a été suspendue parce qu’il a cessé de fonctionner, le Comité exécutif se prononce dans les meilleurs délais et à la majorité des membres présents, sur la possibilité pour un membre provenant dudit parlement de continuer à faire partie de l’Association.
Article 11 1. L'Association se réunit chaque année en session, concurremment avec les conférences de l'Union interparlementaire, et au siège de celles-ci. 2. Elle peut également tenir des réunions, concurremment avec les réunions du Conseil interparlementaire de l’UIP, et au siège de celui-là. 3. Elle peut également, en coordination avec l’UIP, tenir des réunions exceptionnelles. Article 12 La convocation du président pour chaque session ou réunion contient le projet d'ordre du jour de celle-ci. Ce projet détaille l’ordre et le moment du passage des interventions, ainsi que des autres points à l’ordre du jour. Article 13 Un représentant de l’Union interparlementaire est entendu à sa demande au cours des sessions et autres réunions de l’Association.
Article 14 Le Comité exécutif se compose du président, de deux vice-présidents et de six autres membres, élus par l’Association, ainsi que des anciens présidents, membres ou membres honoraires de l’Association. Tous les membres élus du Comité exécutif doivent appartenir à des parlements différents. Article 15 Le Bureau se compose du président, des vice-présidents, et de deux co-secrétaires nommés par le président. Article 16 Dans le cas prévu à l’article 10.2, le membre de l’Association appartenant audit parlement ne peut se porter candidat à un quelconque poste du Comité exécutif. Il est d’office mis fin au mandat en cours du membre du Comité exécutif dudit parlement au moment de la suspension ; le poste est déclaré aussitôt vacant. Article 17 1. Les candidatures au Comité exécutif doivent être reçues par écrit, sur un formulaire pré-établi, et dans un délai fixé par le Comité exécutif. Elles doivent comporter l’acceptation formelle du candidat. 2. La durée des mandats des membres du Comité exécutif est de trois ans. 3. Les élections ont lieu au cours de la session annuelle visée à l’article 11.1. 4. Le mandat court du lendemain de la clôture de la session au cours de laquelle l’élection a eu lieu ; il prend fin à la clôture de la session au cours de laquelle il a été procédé à l’élection du nouveau membre. Article 18 1. Si une vacance survient au cours du mandat d’un membre du Comité exécutif, une élection a lieu pour un mandat complet. 2. En cas de vacance de la présidence ou d’empêchement du président, ses fonctions sont exercées à titre intérimaire, dans l’ordre d’élection, par l’un des vice-présidents ou, à défaut, par un autre membre du Comité exécutif. En cas d’égalité, le doyen d’âge est désigné. Article 19 Les membres du Comité exécutif ne sont pas rééligibles aux mêmes fonctions pendant deux ans et doivent être remplacés par un membre provenant d’un autre parlement. Article 20 Chaque membre du Comité exécutif dispose d'une voix. En cas d’égalité des voix, celle du président est prépondérante. Article 21 Le Comité exécutif : a) propose des sujets d'étude et des rapporteurs, Article 22 1. Le Comité exécutif se réunit sur convocation de son président. Il doit être réuni au moins deux fois à l'occasion de chaque session ou réunion. 2. Le Secrétaire général de l'Union interparlementaire ou son représentant peut demander à y être entendu. 3. Il peut également valablement arrêter des décisions au cours de réunions tenues par l’intermédiaire de moyens électroniques.
Article 23 Seules les décisions prises par l’Association lors des sessions ou d’autres réunions l’engagent. Sauf exception, l’Association ne peut adopter un rapport et en autoriser la publication qu’après l’avoir examiné au moins au cours d’une session. Article 24 1. Les observateurs ne participent ni aux votes sur les rapports ni aux élections. Ils ne sont pas éligibles. 2. Les membres visés à l’article 3.2 ne sont pas éligibles. Article 25 Les propositions soumises à l’Association sont adoptées à la majorité des suffrages exprimés. Article 26 Le président vote, mais n'a pas voix prépondérante. En cas d’égalité des voix, la proposition n'est pas adoptée.
Article 27 Les procès-verbaux des sessions de l'Association sont rédigés dans les langues officielles de l'Union interparlementaire et adressés aux membres de l'Association par les co-secrétaires. Article 28 1. L’Association assume la publication et la diffusion des "Informations constitutionnelles et parlementaires", dans les langues officielles de l’UIP. 2. Les rapports adoptés par l'Association sont publiés dans les "Informations constitutionnelles et parlementaires". 3. Peuvent également être publiés dans les "Informations constitutionnelles et parlementaires", sur décision du président :
4. L'Association veille également à développer la diffusion et la publication de ses informations sur le site Internet de l’Union interparlementaire.
Article 29 1. Les langues employées aux réunions de l'Association et du Comité exécutif sont les langues officielles de l'Union interparlementaire. 2. Tous les questionnaires, rapports et autres documents de l'Association sont établis dans les langues officielles de l'Union interparlementaire. 3. Si un membre ne s’exprime pas dans l’une de ces langues, il peut avoir recours, à ses frais, à un interprète s’exprimant dans une des langues officielles.
Article 30 1. Le président soumet au Comité exécutif le projet de budget annuel établi après consultation du secrétaire général de l'Union interparlementaire, et après avoir été entendu par le Comité exécutif de l'Union, si les propositions budgétaires de l'Association ne correspondent pas à celles envisagées par le secrétaire général de l'Union. 2. Ce budget est soumis pour ratification à l’Association dans les meilleurs délais. 3. Chaque parlement ou assemblée parlementaire représentée au sein de l'Association doit apporter à ce budget une contribution annuelle dont le montant est fixé par l'Association. 4. La contribution des observateurs est égale à la moitié de la moyenne de celle des membres. 5. Le Comité exécutif peut proposer de suspendre tout ou partie des droits attachés à la qualité de membre de l’Association, dans les conditions définies à l’Article 5.2 des Statuts de l’Union interparlementaire, lorsqu’un retard d’au moins trois années est constaté dans le paiement des cotisations.
Article 31 1. Chaque membre de l’Association peut proposer de modifier le Règlement de l’Association. 2. Le président peut informer les membres de l’Association des propositions de modification du règlement qui sont transmises au Comité exécutif, avant que ces propositions soient examinées par celui-ci.
Article 32 La durée des mandats des membres du Comité exécutif, élus avant la session du printemps 2002, est rétroactivement portée à trois ans. Il est considéré que ce mandat a pris cours à la clôture de la session où leur élection a eu lieu.
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