2. La présente note est adressée à tous les Présidents et a pour but de les aider à préparer leur participation à la Conférence. Elle est accompagnée des documents suivants :
3. L'Union interparlementaire, avec le concours du Secrétaire général de l'ONU, organise la Conférence des Présidents des parlements nationaux au Siège de l'Organisation des Nations Unies à New York du mercredi 30 août au vendredi 1er septembre 2000 dans le cadre de l'Assemblée du millénaire. La Cérémonie d'ouverture et les séances de la Conférence se tiendront dans la salle de l'Assemblée générale.
4. Sous réserve des changements qui pourront être décidés sur place (une séance extraordinaire pourrait être ajoutée au programme dans la soirée du jeudi 31 août en fonction du nombre d'orateurs inscrits), le calendrier de travail de la Conférence est le suivant :
5. La Conférence des Présidents réunira les catégories de participants et d'observateurs suivantes :
(i) Participants : Les Présidents de tous parlements nationaux, y compris les Présidents des deux Chambres dans le cas des parlements bicaméraux, qui sont membres de l'Union interparlementaire ainsi que les Présidents des assemblées législatives nationales non membres de l'Union interparlementaire mais répondant à la définition du parlement selon l'Union*
(ii) Observateurs :
- les Présidents du Conseil législatif palestinien et du Conseil national palestinien;
- les Présidents des assemblées parlementaires internationales ayant la qualité de membre associé de l'Union interparlementaire ainsi que les Présidents des assemblées et organisations parlementaires officielles jouissant du statut d'observateur aux réunions de l'Union interparlementaire;
- les Chefs de secrétariat des programmes et institutions du système des Nations Unies et de l'OMC;
- les Représentants permanents auprès des Nations Unies à New York;
(iii) Invités spéciaux : quelques personnalités de haut rang seront conviées à s'exprimer devant la Conférence.
V. EFFECTIF DES DELEGATIONS
6. Etant donné le très grand nombre de participants attendus à cette conférence et la taille de la salle de l'Assemblée générale, les Présidents ne pourront être accompagnés que d'un nombre restreint de parlementaires et/ou collaborateurs. Aussi l'effectif maximum des délégations de chaque parlement, monocaméral ou bicaméral, ne devrait-il pas dépasser six personnes, y compris le(s) Président(s).
7. Les délégations des observateurs ne peuvent pas compter plus de deux personnes, à l'exception des délégations de la Palestine et des Membres associés de l'Union interparlementaire qui peuvent comprendre autant de membres que les délégations de parlements nationaux.
VI. ATTRIBUTION DES SIEGES DANS LA SALLE
8. Chaque délégation disposera de six sièges dans la salle plénière de l'Assemblée générale, trois avec pupitre et trois derrière sans pupitre. L'un de ces sièges sera réservé au Représentant permanent à New York au cas où il souhaiterait accompagner la délégation.
9. Le nom du pays à placer à la première rangée sera déterminé par tirage au sort, toutes les autres délégations suivant par ordre alphabétique. Les observateurs seront placés derrière les délégations parlementaires.
VII. CEREMONIE INAUGURALE
10. La Cérémonie inaugurale de la Conférence se déroulera le mercredi 30 août à 15 heures en présence du Secrétaire général de l'ONU, M. Kofi Annan, et d'autres éminentes personnalités.
VIII. PRESIDENCE
11. La Présidente du Conseil de l'Union interparlementaire présidera la Conférence et ses séances d'ouverture et de clôture. Elle sera assistée par un nombre restreint de Présidents de parlement désignés par le Conseil qui présideront les séances consacrées aux débats sur le point 3 de l'ordre du jour.
IX. BUREAU RESTREINT
12. La Présidente sera assistée par un bureau restreint comprenant le Vice-Président du Comité exécutif de l'Union interparlementaire, le Rapporteur désigné par le Comité préparatoire et des membres choisis parmi les Présidents de parlement par le Conseil de l'Union. Le Bureau restreint se réunira la veille de la Conférence pour arrêter les derniers préparatifs de la Conférence.
X. DROIT A LA PAROLE
13. Les Présidents de parlement et d'assemblée et les autres personnalités énumérés ci-après sont invités à prendre la parole devant la Conférence :
(i) les Présidents des parlements nationaux, y compris le Président de chacune des deux Chambres dans le cas de parlements bicaméraux;
(ii) le Président du Conseil législatif palestinien ou celui du Conseil national palestinien;
(iii) les Présidents des assemblées parlementaires officielles qui sont Membres associés de l'Union interparlementaire;
(iv) les invités spéciaux.
14. Pareille réunion mondiale de haut niveau ne va pas sans certaines limitations du temps de parole. A l'instar des sommets onusiens, il est prévu un temps de parole strictement limité à cinq minutes pour chaque président de parlement. Si les deux Présidents d'un parlement bicaméral souhaitent intervenir, ils se partagent un temps de parole de huit minutes.
15. Il est prévu un temps de parole de cinq minutes pour le Président du Conseil législatif palestinien ou celui du Conseil national palestinien et de trois minutes pour chacun des Présidents des assemblées parlementaires officielles qui sont Membres associés de l'Union interparlementaire.
16. Les Présidents sont invités à s'inscrire auprès du Secrétariat de l'Union interparlementaire d'ici au 15 juillet au plus tard en se servant du formulaire ci-joint (CONF-PRES/2000/Form.2) leur permettant d'indiquer leurs préférences pour la prise de parole. Comme le prévoit ce formulaire, les orateurs sont priés d'indiquer leurs premier, deuxième et troisième choix s'agissant de la séance durant laquelle ils souhaiteraient prendre la parole. Le Secrétariat établira par la suite la liste des orateurs en tenant compte, autant que possible, des préférences exprimées par les Présidents. Cette liste leur sera envoyée le 31 juillet.
XI. DECLARATION FINALE
17. Un projet de déclaration de la Conférence a été établi par le Comité préparatoire. Le mode de déroulement de la Conférence ne permettant pas d'apporter des changements de dernière minute à ce texte, tous les parlements ont été invités à soumettre des amendements qui ont été pris en considération par le Comité préparatoire au dernier stade de la rédaction. Les Présidents devraient adopter cette déclaration sans vote formel à la clôture de la Conférence.
XII. DOCUMENTS
18. L'ordre du jour provisoire, le projet de déclaration, le projet de règlement, la Liste des participants ainsi que le Journal de la Conférence établis par le Secrétariat sont les seuls documents officiels de la Conférence. Ils seront disposés sur les comptoirs situés de part et d'autre de la salle de l'Assemblée générale.
19. L'ordre du jour provisoire, le projet de déclaration et le projet de règlement de la Conférence seront établis et distribués dans les six langues officielles de l'ONU. La liste des participants et le Journal de la Conférence le seront uniquement en anglais et français, les deux langues officielles de l'Union interparlementaire.
20. Il n'y aura pas de procès-verbal des débats. Toutefois, l'Union interparlementaire établira par la suite une publication reprenant le texte intégral des discours à la Conférence. Les discours qui n'auraient pas pu être prononcés par des délégations présentes à la Conférence y figureront aussi.
21. Les délégations qui souhaitent faire distribuer des documents d'information pourront les déposer sur les tables réservées à cet effet à l'entrée de la salle plénière de l'Assemblée générale.
XIII. LANGUES
22. L'interprétation sera assurée pour les langues qui sont habituellement utilisées lors des réunions dans le cadre du système des Nations Unies : anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe.
XIV. INSCRIPTION DES DELEGATIONS
23. Les participants et observateurs sont priés de remplir le formulaire d'inscription ci-joint (CONF-PRES/2000/Form.1) et de le renvoyer au plus tard le 15 juillet 2000 au Secrétariat de l'Union interparlementaire à l'adresse suivante :
Union interparlementaire
Place du Petit-Saconnex
BP 438
1211 Genève 19
Suisse
Téléphone : (4122) 919 41 50
Télécopie : (4122) 919 41 60
Adresse électronique : postbox@mail.ipu.org
24. Le Bureau d'inscription et d'information de la Conférence, installé dans la partie gauche du hall des visiteurs, fonctionnera à partir du mardi 29 août. Dans la mesure du possible, les délégués sont priés de retirer leur badge dès le 29 août pour éviter tout retard dans le déroulement du programme prévu pour la Cérémonie d'ouverture, le mercredi 30 août. Les heures d'ouverture de ce service sont indiquées ci-dessous :
- de 9 à 19 heures, le mardi 29 août;
- de 8 h.30 à 18 heures, du mercredi 30 août au vendredi 1er septembre.
25. Il sera remis aux participants des badges d'identification pour la durée de la Conférence ainsi que des documents établis par le Secrétariat de l'Union interparlementaire. Ce service sera également chargé des messages pour les délégués.
26. Les délégations recevront aussi, au moment de leur inscription, une liste provisoire des délégués. Elles sont priées de signaler au bureau du Secrétariat toute rectification à y apporter, dès leur inscription et, au plus tard, le jeudi 31 août à 13 heures.
XV. BADGES D'IDENTIFICATION
27. Les badges d'identification seront établis sous la responsabilité du Service de sécurité de l'ONU sur la base d'une liste des délégués fournie par le Secrétariat de l'Union interparlementaire. Ces badges seront remis aux délégations au moment de leur inscription.
28. Par mesure de sécurité générale et pour permettre aux participants de se déplacer sans entrave, ils sont priés de porter bien en évidence leur badge d'identification, et ce en toute occasion durant tout leur séjour dans les locaux de la Conférence. Pour des raisons de sécurité, l'admission aux lieux de réunion ne sera autorisée qu'aux personnes munies de leur badge. Toute perte de badge devra être signalée immédiatement au Service d'inscription et d'information, qui en informera le Service de sécurité de l'ONU. Les participants sont priés de noter que les badges d'identification sont établis par ce service de sécurité et que le remplacement des badges perdus prend parfois du temps.
XVI. RECEPTIONS OFFICIELLES
29. La Présidente du Conseil et le Secrétaire général de l'Union interparlementaire offriront une réception en l'honneur de tous délégués au Siège de l'ONU le 30 août 2000, de 18 h.30 à 20 h.30. Le Secrétaire général de l'ONU donnera une réception pour les délégués dans la soirée du 31 août 2000.
XVII. SERVICES POUR LES DELEGATIONS
30. Le Secrétariat de l'ONU, en sa qualité d'hôte dans les locaux des Nations Unies, assurera les services habituels aux délégués durant la session (banque, restaurant, bar-café, service médical, bureau de poste, agence de voyage, etc.). Toutefois, s'agissant des prestations traditionnellement offertes à l'occasion des réunions de l'Union interparlementaire tenues à l'invitation d'un parlement membre (notamment l'accueil des délégués à leur arrivée, leur transport et la réservation de chambres d'hôtel), les délégations peuvent prendre contact avec leurs missions permanentes respectives à New York pour solliciter leur concours à cet égard. Ces missions ont toutes été informées de la tenue de la Conférence. La plupart d'entre elles ont l'habitude d'accueillir des délégations nationales aux réunions des Nations Unies et de s'occuper des réservations de chambres d'hôtel, et bon nombre ont signé des accords avec des hôtels.
XVIII. VISAS
31. Tous les délégués doivent avoir un visa en cours de validité pour les Etats-Unis d'Amérique. Les ressortissants de pays n'ayant pas de relations diplomatiques avec les Etats-Unis devront s'adresser à la Mission des Etats-Unis auprès des Nations Unies à New York, directement ou par l'entremise de leur propre mission permanente. La Mission des Etats-Unis, dont l'adresse figure ci-après, a été avisée en conséquence (United States Mission to the United Nations, 799 United Nations Plaza, New York, NY 10017-3505; fax: (212) 415 4443). Elle a fait savoir, cependant, que ces procédures peuvent durer jusqu'à six semaines, raison pour laquelle il est vivement recommandé de présenter les demandes de visa bien avant la Conférence.
XIX. SECURITE
32. La sécurité au Siège de l'Organisation des Nations Unies est du ressort de l'ONU qui applique ses propres règles en la matière.
Genève, le 20 mars 2000
| * En 1993, le Conseil interparlementaire a défini les parlements comme les assemblées nationales qui sont "dotées de pouvoirs législatifs et exercent un contrôle sur l’Exécutif en vertu du droit national" |
