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CONFERENCE DES PRESIDENTS DES PARLEMENTS NATIONAUX Siège de l'ONU, New York, 30 août - 1er septembre 2000 Organisée par l'Union interparlementaire en coopération avec l'Organisation des Nations Unies |
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Les délégations participant à la Conférence trouveront ci-après des renseignements pratiques. Pour plus ample information sur tel ou tel point précis avant leur arrivée à New York, les délégués sont priés de s'adresser directement au Bureau de liaison de l'Union dans cette ville par téléphone (+1 212 557 58 80), fax (+1 212 557 39 54) ou courrier électronique (ny-office@mail.ipu.org). Inscription L'inscription pour la Conférence se fera au comptoir situé dans l'entrée des visiteurs du bâtiment principal de l'ONU. Pour y accéder, les délégués devront entrer par le portail principal situé sur la Première Avenue, entre les 45ème et 46ème rues, et traverser l'esplanade située devant le bâtiment. Tout délégué ou représentant d'une mission permanente peut inscrire l'ensemble des membres d'une même délégation parlementaire nationale. Que l'inscription se fasse au nom de la délégation ou à titre individuel, la présentation d'une pièce d'identité personnelle en cours de validité (passeport national, par exemple) est requise. Le personnel de l'UIP chargé des inscriptions s'efforcera en outre de répondre à toutes les questions des délégués. Lors de l'inscription, chaque délégué recevra le badge de la Conférence nécessaire pour accéder aux locaux de l'ONU et une pochette contenant tous les documents officiels de la Conférence. Heures d'ouverture du comptoir d'inscription :
Le Bureau de liaison de l'Union devra être avisé à temps de tout changement de dernière minute concernant la composition des délégations car les demandes tardives ou les demandes de remplacement de badges perdus ne pourront pas être traitées rapidement. Arrivée à la salle plénière de l'Assemblée générale Les Présidents de parlement sont priés de se présenter à partir de 14 heures le 30 août à l'entrée des délégués de la salle plénière de l'Assemblée générale. Des chargés du protocole les accompagneront au Salon des délégués attenant à cette salle. Des rafraîchissements leur seront alors servis. La Présidente du Conseil et le Secrétaire général de l'Union interparlementaire accueilleront les Présidents de parlement au Salon des délégués. A 14h.50, les Présidents de parlement seront conduits à la salle plénière pour la cérémonie inaugurale. Tous les autres membres des délégations souhaitant assister à la cérémonie devront avoir pris place dans la salle avant l'arrivée de leur chef de délégation. L'entrée des délégués est strictement réservée aux Présidents de parlement pour la durée de la Conférence, tous les autres délégués devant accéder à la salle par l'entrée des visiteurs, en prenant l'ascenseur (jusqu'au 1er étage) ou l'escalier qui se trouve à droite de l'entrée. Les Présidents de parlement/chefs de délégation qui arriveront au Siège de l'ONU à bord d'un véhicule non officiel devront se procurer au préalable une autorisation spéciale d'accès pour le véhicule et son chauffeur auprès du Bureau de liaison de l'Union. Les véhicules non officiels ne sont pas autorisés à stationner dans l'enceinte de l'ONU. Séances plénières La cérémonie inaugurale débutera à 15 heures. Elle sera présidée par la Présidente du Conseil qui prononcera une allocution. Le Secrétaire général de l'ONU, M. Kofi Annan, prendra également la parole lors de cette cérémonie. Immédiatement après la cérémonie inaugurale, la Conférence procédera à l'adoption de son ordre du jour et de son règlement avant d'entamer le débat. La première séance de la Conférence se terminera à 18 heures. Les deux séances suivantes auront lieu le 31 août de 10 à 13 heures et de 15 à 18 heures. En raison du grand nombre de participants, il a fallu prolonger la durée des séances. Plutôt que d'ajouter une séance de nuit le 31 août comme prévu initialement, la dernière séance de la Conférence débutera à 9 heures, le 1er septembre, et se poursuivra sans interruption jusqu'à la clôture des travaux ce même jour à 18 heures. La galerie de l'Assemblée générale située au 3ème étage est réservée aux délégués et autres personnes accompagnantes qui ne peuvent trouver de place dans le quota de six sièges attribué à chaque délégation dans la salle plénière. Les places ne sont pas réservées dans la galerie. Les délégués souhaitant faire remettre des messages à d'autres délégués ou à des personnes accompagnantes peuvent le faire par l'entremise du personnel de conférence présent en permanence dans la salle. Les Présidents de parlement seront invités à prendre la parole sur la base de la liste des orateurs. Des chargés du protocole de la Conférence les escorteront jusqu'à la tribune puis à leur place. Il y a lieu de rappeler que pour un Président de parlement monocaméral, il est prévu un temps de parole de cinq minutes. Dans le cas d'un parlement bicaméral dont les deux Présidents sont présents, chacun a droit à quatre minutes. Les orateurs devront tenir compte de ce minutage lors de la préparation de leur discours car la Présidente de la Conférence appliquera strictement le temps de parole prévu. L'interprétation des débats de la Conférence sera assurée dans les six langues de l'ONU : anglais, français, espagnol, chinois, russe et arabe. Tout Président de parlement souhaitant s'exprimer dans une langue non onusienne devra s'assurer les services d'un interprète. Il faudra alors que l'interprète prenne contact avec le personnel de conférence de la salle de l'Assemblée générale 30 minutes avant le début de la séance pour recevoir les instructions nécessaires. Autres réunions Des réunions bilatérales peuvent se tenir dans les espaces publics aménagés autour de la salle plénière de l'Assemblée générale, tels le Salon des délégués et le salon indonésien. Aucune réservation n'est requise pour utiliser ces espaces. Les délégations qui veulent tenir des réunions de groupe peuvent utiliser la salle de conférence No. 2 située au sous-sol du bâtiment principal de l'ONU. Pour cela, elles devront adresser une demande écrite au Bureau de liaison de l'Union à New York le 25 août au plus tard. Elles devront y indiquer l'horaire choisi et la durée approximative de la réunion. La salle de réunion sera attribuée sur la base du principe '"premier arrivé, premier servi". Il n'est pas prévu d'interprétation pour ces réunions. Documents de la Conférence Les délégués recevront tous les documents officiels au moment de leur inscription, à savoir l'ordre du jour provisoire, le Règlement, le projet de Déclaration et la liste provisoire des participants. Hormis les trois premiers, qui seront disponibles dans les six langues officielles, tous les autres documents seront reproduits en anglais et français uniquement. Un exemplaire de la présente note d'information sera également inclus dans la pochette de la Conférence. Le Journal de la Conférence sera distribué (déposé sur le pupitre de chaque délégation) en début de journée dans la salle plénière de l'Assemblée générale. Pour les délégués qui veulent distribuer des documents non officiels durant la Conférence, il est prévu des tables à cet effet dans l'allée gauche de la salle plénière de l'Assemblée générale. Les délégations devront se charger elles-mêmes de la reproduction de tout document non officiel. Vingt-cinq exemplaires des discours officiels devront être remis au personnel de conférence dans la salle plénière de l'Assemblée générale avant l'ouverture de chaque séance pour les interprètes. Des exemplaires additionnels des discours pourront être déposés sur le comptoir des documents qui se trouve à l'intérieur de la salle de l'Assemblée à l'intention des délégations intéressées. En outre, les délégations sont aimablement priées de remettre au Centre de distribution des documents de presse 100 autres exemplaires pour diffusion aux médias. L'Union envisage de produire sur cet événement une publication contenant tous les discours. Les délégations sont donc priées de déposer un exemplaire du texte de leur intervention au bureau du Secrétariat de la Conférence (salle E, sous-sol), si possible dans l'une des deux langues officielles de l'Union : français et anglais. . Réceptions officielles Deux réceptions officielles sont prévues à l'occasion de la Conférence :
Les deux réceptions dureront environ deux heures chacune et auront lieu au Restaurant des délégués, au 4ème étage du bâtiment principal de l'ONU, accessible par les principaux ascenseurs de l'édifice. Photo de groupe Il est prévu de prendre une photo de groupe des Présidents de parlement le 31 août à 9h.30 dans la salle du Conseil de tutelle, qui se trouve dans le bâtiment principal à quelques mètres de la salle plénière de l'Assemblée générale. Le service du protocole accueillera les Présidents de parlement à l'entrée de la salle du Conseil de tutelle de 8h. 30 à 9 heures au plus tard, moment précis où commenceront les préparatifs de la photo et la mise en place des Présidents de parlement. Cela prendra un maximum de 30 minutes, et la photo proprement dite cinq minutes environ. Seuls les Présidents de parlement seront admis dans la salle du Conseil de tutelle. Chaque Président de parlement recevra une photo commémorative dans un délai de quelques semaines après la Conférence. Aucun appareil de photo privé ne sera admis dans la salle. Médias Le bureau onusien d'accréditation des médias qui se trouve dans le bâtiment FF, 305 East 45th Street délivrera aux journalistes des cartes d'accès aux locaux de l'ONU. Ce bureau est ouvert de 9 à 17 heures. En raison de la forte demande, les journalistes de l'extérieur doivent se présenter au centre d'accréditation dès leur arrivée à New York en prévision d'un éventuel retard dans la délivrance des cartes d'accès. Les demandes d'accréditation doivent être adressées par le biais du formulaire à Mme Sonia Lecca, Chargée des accréditations, ONU, New York (tél. : +1 212 963 71 64 ou 963 69 43, fax +1 212 963 46 42). Tous les journalistes de l'extérieur peuvent suivre la Conférence depuis les travées qui leur sont spécialement réservées dans la galerie du 4ème étage de la salle de l'Assemblée générale. Des loges surplombant la tribune sont ouvertes aux photographes. La Conférence sera entièrement retransmise en direct par la TV onusienne pour en faciliter la couverture par les chaînes parlementaires nationales et autres chaînes intéressées. Le circuit de télévision interne du Siège de l'ONU couvrira aussi la Conférence. Une cassette vidéo de la Conférence sera également produite. Pour plus ample information sur la couverture de la Conférence, avant le 26 août, prière de contacter la Chargée de presse de l'Union, Mme Luisa Ballin (tél. : +41 22 919 41 16/27/61, fax +41 22 919 41 60, courrier électronique : lb@mail.ipu.org ou cbl@mail.ipu.org, ou rp@mail.ipu.org). Pour plus amples informations, prière de consulter le site web de l'Union. Sécurité La sécurité au Siège de l'ONU relève de la compétence de l'Organisation qui applique ses propres règles en la matière. Une note de l'ONU sur la sécurité figure le site web de l'Union à l'attention des délégués. |
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