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Approuvée par le Conseil directeur à sa 179ème session (Genève, 18 octobre 2006) OBJECTIFS GENERAUX DE LA STRATEGIE DE MOBILISATION DE RESSOURCES
PRINCIPES A SUIVRE POUR Y PARVENIR Etablir avec les donateurs des relations de travail étroites et professionnelles, fondées sur la crédibilité et la transparence. L’approche doit se faire dans un esprit de transparence, d’ouverture et de dialogue. Il faut cultiver les contacts avec les gouvernements à Genève, dans les capitales des donateurs et sur le terrain. Il s’agit d’établir des contacts informels, de partager les informations, d’inviter les représentants des donateurs à des séances d’information au secrétariat de l'UIP, d’organiser des missions dans les capitales des pays donateurs pour permettre au Responsable général du programme, au Secrétaire général ou à d’autres personnels de discuter avec les décisionnaires, mettre en place des points focaux sur les questions relatives à l'UIP et aux parlementaires. Certains donateurs ayant délégué les décisions de financement à leurs ambassades sur le terrain, il sera parfois préférable que les discussions aient lieu dans les pays de mise en œuvre des projets de l'UIP. Pour commencer, l'UIP prendra principalement contact avec les donateurs gouvernementaux. Le groupe des donateurs sera ensuite progressivement élargi aux fondations. La plupart des fondations susceptibles de présenter un intérêt pour l'UIP sont implantées aux Etats-Unis. Pour déterminer les fondations ayant des critères de financement correspondant aux activités et aux besoins de l'UIP, il pourra être utile de passer par les différents réseaux de fondations travaillant sur des thèmes pertinents ainsi que par le Fonds des Nations Unies pour la démocratie (FNUD) et le Fonds des Nations Unies pour les partenariats internationaux (UNFIP). Dans le secteur privé, le travail d’approche fera appel à d’autres réseaux et d’autres compétences. Autour de son président et des membres de son conseil d’administration, la Fondation parlementaire mondiale pour la démocratie établira des contacts pour approcher les personnes fortunées et les sociétés. L'UIP doit être sélective dans son travail d’approche et ne pas perdre de vue qu’elle dispose de moyens limités pour répondre aux exigences de certains donateurs particulièrement stricts. Elaborer des plans et des budgets sur la base desquels les donateurs pourront prendre des décisions de financement. Il faut que les donateurs soient en confiance, qu’ils sachent que les activités pour lesquelles l’Organisation collecte une aide financière ont été soigneusement étudiées et finalisées et que leur contribution est gérée avec efficacité. La mise en place d’un plan quadriennal, révisé annuellement, fournira une vue d’ensemble, claire, succincte et complète de toutes les activités planifiées et des besoins correspondants; de plus, le plan quadriennal 1) sera l’outil principal de la mobilisation des ressources, 2) favorisera un financement prévisible et souple, 3) facilitera une répartition équitable des contributions, 4) encouragera la planification des activités sur le long terme, 5) donnera une image professionnelle de l’Organisation et 6) informera les Parlements membres des activités supplémentaires de l'UIP, en toute transparence. Des offres de financement supplémentaires, étudiées en fonction des critères et des structures des donateurs, seront préparées le cas échéant, sur une base à long terme et des plans annuels. Ce dernier type de fonctionnement est particulièrement adapté au secteur privé, pour lequel la collecte de fonds s’organisera plutôt autour de thèmes ou de projets précis. Le plan quadriennal, les plans annuels et les rapports serviront de base à la préparation de supports personnalisés pour les différents groupes cibles. Etablir des systèmes d’élaboration de rapports sur la mise en œuvre des activités de façon à répondre aux besoins et aux attentes des donateurs en terme de structure, de contenu et de calendrier. Les rapports relatifs à la mise en œuvre des activités et à l’utilisation des fonds sont aussi importants que les plans succincts. Ils aident les donateurs à convaincre leurs électeurs que l’argent fourni à l'UIP est bien dépensé. Il faudrait que l'UIP élabore un système de rapports homogène, acceptable par un maximum de donateurs, afin d’éviter la multiplication des formats de rapports. Les rapports doivent refléter les plans – à long terme et annuels – et fournir une vue d’ensemble de la mise en œuvre des activités, des accomplissements et de l’emploi des fonds. Analytiques dans leur approche, ils doivent exposer les problèmes, les défauts ainsi que les solutions envisagées pour y remédier. Des rapports supplémentaires, adaptés aux exigences des donateurs, seront préparés en fonction des besoins. La mise en place d’une approche systématique et planifiée de l’évaluation facilitera les efforts de mobilisation des ressources. Etablir un travail de confiance et une étroite coordination avec les partenaires. Compte tenu de ses ressources et moyens limités, l'UIP doit travailler avec ses partenaires à optimiser son impact. Il convient de poursuivre un travail d’étroite coordination avec le PNUD et d’autres organisations des Nations Unies, comme l’UNICEF, pour la mise en œuvre des activités et des projets de coopération technique sur le terrain; d’autres pistes doivent également être explorées pour incorporer des aides de nature plus institutionnelle. Coordonner les efforts de mobilisation des ressources avec la Fondation parlementaire mondiale pour la démocratie. La Fondation parlementaire mondiale pour la démocratie se chargera du secteur privé et, en particulier des personnes fortunées et des sociétés, tandis que le Secrétariat de l'UIP se concentrera sur les gouvernements et les fondations. Il est essentiel de veiller à la bonne coordination des efforts de mobilisation des ressources entre le Secrétariat de l'UIP et la Fondation; il convient de partager les informations et les supports, chaque fois que nécessaire. Il est suggéré de procéder à un partage des informations en continu sur les points suivants :
Mise en place et maintien d’un système durable d’administration des contributions volontaires. Les engagements fermes informent l’Organisation sur les contributions et déterminent la façon dont elles peuvent être utilisées. Les conditions et affectations doivent être respectées et il convient de demander aux donateurs de formuler les engagements de manière à ne laisser subsister aucun doute sur la façon dont la contribution doit être employée. Les financements sont généralement fournis dans le cadre d’accords fixant des conditions particulières. Ces accords doivent être aussi clairs et simples que possible et doivent comprendre des conditions réalistes et compatibles avec les règles et réglementations de l’UIP. Il convient d’accuser réception des engagements et des accords par des lettres de remerciement et la réception des versements doit toujours être confirmée. Les fonds versés sans affectation particulière ou avec une affectation large doivent être alloués en fonction des priorités fixées par la haute direction, des conditions/allocations spécifiées dans les engagements ou les accords portant sur les contributions et les besoins immédiats de financement. A plus long terme – selon le volume des activités financées par ces contributions volontaires – un processus de prise de décision est à envisager pour l’allocation des contributions assorties d’affectations larges. Il serait intéressant de disposer d’un système de suivi pour l’enregistrement des engagements, des versements, des allocations et les rapports.
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