Table de matières :

• Champ d'application
• Exercice financier
• Budget
• Crédits
• Constitution des fonds
• Fonds
• Autres recettes
• Dépôts de fonds
• Placement des fonds
• Contrôle intérieur
• Comptabilité
• Vérification extérieure des comptes
• Résolutions entraînant des dépenses
• Dispositions générales

Dans le présent Règlement, les mots "parlementaire", "représentant" et "délégué", "membre" et "dirigeant", de même que le mot "observateur", doivent être entendus comme se référant à des femmes autant qu'à des hommes.

ARTICLE 1er

Le présent Règlement régit la gestion financière de l'Union interparlementaire.

ARTICLE 2

L'exercice financier couvre une année civile du 1er janvier au 31 décembre.

ARTICLE 3

1. Le budget annuel de l'Union est approuvé par le Conseil (cf. Statuts, art. 21 i)).

2. Les prévisions budgétaires annuelles sont préparées par le Secrétaire général ou la Secrétaire générale (cf. Statuts, art. 25.2 f)). Elles sont exprimées en francs suisses.

3. Les prévisions budgétaires pour l'exercice financier sont accompagnées des annexes explicatives et exposés circonstanciés que le Secrétaire général ou la Secrétaire générale peut juger utile ou nécessaire de présenter ou que le Conseil peut demander.

4. Le Comité exécutif examine les prévisions budgétaires préparées par le Secrétaire général ou la Secrétaire générale et les soumet à la session d'automne du Conseil en formulant toutes recommandations qu'il ou elle juge opportunes (cf. Statuts, art. 24.2 e)).

5. Les prévisions budgétaires doivent être transmises par le Secrétaire général ou la Secrétaire générale à tous les Membres de l'Union un mois au moins avant l'ouverture de la session du Conseil.

6. Le Secrétaire général ou la Secrétaire générale peut présenter des prévisions budgétaires supplémentaires chaque fois que les circonstances l'exigent. Celles-ci sont préparées sous la même forme que les prévisions pour l'exercice financier et sont soumises au Comité exécutif. Le Comité exécutif les examine et les soumet au Conseil pour son approbation en formulant toutes recommandations qu'il juge opportunes.

7. Outre les prévisions budgétaires pour l'exercice financier suivant, le Secrétaire général ou la Secrétaire générale présente au Comité exécutif et au Conseil, pour leur information, des estimations provisoires pour l'année suivante ou pour toute période déterminée par le Conseil.

8. Si le Conseil rejette le projet de budget proposé par le Comité exécutif, il peut soit charger un groupe de travail à composition équilibrée d'étudier la question et de lui soumettre un projet de budget révisé, éventuellement en prolongeant sa séance à cette fin, soit décider de convoquer des sessions extraordinaires du Comité exécutif et du Conseil avant la fin de l'exercice en question pour trouver une solution et adopter le budget.

ARTICLE 4

1. Par le vote des crédits, le Conseil autorise le Secrétaire général ou la Secrétaire générale à engager des dépenses et à effectuer des paiements aux fins pour lesquelles les crédits ont été votés.

2. Le Secrétaire général ou la Secrétaire générale ne peut, sans le consentement du Comité exécutif, engager de dépenses ayant pour effet un dépassement du crédit global inscrit au budget annuel (cf. Règl. Secrétariat, art. 10.3).

3. Au cas où il apparaît que les crédits budgétaires votés par le Conseil ne seront pas suffisants pour couvrir les dépenses entraînées par l'exécution du programme et l'administration de l'Union, le Secrétaire général ou la Secrétaire générale en informe le Comité exécutif qui peut demander au Conseil l'octroi de crédits supplémentaires (cf. Statuts, art. 24.2 j); Règl. Secrétariat, art. 10.4).

4. En cas d'urgence, le Comité exécutif peut accorder ces crédits supplémentaires et doit en informer le Conseil lors de sa session la plus rapprochée (cf. Statuts, art. 24.2 j); Règl. Secrétariat, art. 10.5).

5. Les crédits servent à couvrir les dépenses de l'exercice financier auquel ils se rapportent. L'utilisation des sommes provenant de crédits non engagés à la fin de l'exercice financier est soumise par le Secrétaire général ou la Secrétaire générale à la décision du Conseil, par l'intermédiaire du Comité exécutif.

6. Les crédits restent utilisables pendant une période de 12 mois après la fin de l'exercice financier auquel ils se rapportent, dans la mesure où ils sont nécessaires pour assurer la liquidation d'engagements concernant des marchandises livrées et des services fournis au cours de l'exercice, ainsi que pour couvrir toute autre dépense régulièrement engagée qui n'aurait pas encore été réglée au cours de l'exercice.

7. A l'expiration de cette période de 12 mois, tout solde disponible de ces crédits est soumis à la procédure prévue à l'article 4.5.

8. Le Secrétaire général ou la Secrétaire générale consulte le Comité exécutif, chaque fois que cela est possible, avant d'opérer des virements d'un poste budgétaire à l'autre dans la limite du crédit global alloué et dans le cadre d'un même exercice financier.

9. Le Secrétaire général ou la Secrétaire générale peut opérer ces virements sans consulter au préalable le Comité exécutif mais doit les soumettre pour avis à la prochaine session du Comité exécutif et avant que le Conseil n'examine les comptes.

ARTICLE 5 (cf. Statuts, art. 5)

1. Les crédits inscrits au budget ainsi que les crédits supplémentaires éventuels sont couverts par :

a) les contributions des Membres et des Membres associés de l'Union;

b) les recettes accessoires;

c) toute somme portée en recette par le Conseil conformément aux dispositions de l'article 4.5 et 4.7.

2. Les contributions des Membres sont calculées sur la base du barème de répartition établi par le Conseil et ajusté en fonction de l'état des membres de l'Union à la date de l'appel des contributions.

3. Lorsque le Conseil a adopté le budget, le Secrétaire général ou la Secrétaire générale doit :

a) envoyer les documents appropriés aux Membres;

b) faire l'appel des contributions en indiquant à chaque Membre le montant de la somme qu'il doit verser à ce titre.

5. Les contributions au budget sont calculées et payées en francs suisses.

6. Les versements effectués par un Membre de l'Union sont portés à son crédit en déduction des contributions dont il est débiteur, chaque versement venant en déduction de la dette la plus ancienne.

7. Le Secrétaire général ou la Secrétaire générale soumet au Comité exécutif et au Conseil un rapport sur le recouvrement des contributions.

8. Les Parlements nouvellement admis ou réadmis au cours du premier semestre de l'année sont tenus de verser la totalité de leur contribution pour l'année; les Parlements nouvellement admis ou réadmis au cours du second semestre sont tenus de verser seulement la moitié de cette contribution.

9. Lorsqu'un Membre de l'Union fait l'objet d'une décision de suspension de son affiliation parce que le Parlement de ce pays a cessé de fonctionner, ses arriérés de contribution éventuels sont passés par pertes et profits.

10. Un Membre de l'Union dont l’affiliation a été suspendue pour manquement à ses obligations financières vis-à-vis de l'Union demeure débiteur envers celle-ci de ses arriérés de contribution. Si ce Parlement présente par la suite une demande de réaffiliation, il doit verser, au moment de sa réaffiliation, un tiers au moins de ces arriérés et présenter un plan de règlement de l’intégralité du solde dans un délai raisonnable. Tant qu’il n’a pas été soldé, ce montant demeure une dette spéciale et n’est pas considéré comme étant un arriéré au sens des articles 4.2 et 5.2 des Statuts.

ARTICLE 6

1. Il est établi un Fonds général. Ce Fonds sert à couvrir les dépenses de l'Union dans le cadre du budget ordinaire et de budgets spéciaux éventuels. Il est alimenté par les recettes prévues à l'article 5.1 ci-dessus, y compris des avances du Fonds de roulement.

2. Il est établi un Fonds de roulement dont le Conseil arrête le montant à un niveau suffisant pour :

a) couvrir les dépenses en attendant l'encaissement des recettes;

b) couvrir toute dépense extraordinaire décidée par le Conseil;

c) faire l'avance, dans la mesure nécessaire pour équilibrer le compte des recettes et dépenses, des contributions non encore versées par les Membres de l'Union à la clôture de l'exercice financier.

a) les crédits correspondants inclus dans le budget annuel pour le réapprovisionner et/ou augmenter son montant;

b) les contributions des Parlements nouvellement admis ou réadmis à l'Union pendant l'année en cours;

c) les contributions dues par les Membres de l'Union à la clôture de l'exercice financier;

d) les revenus provenant de son placement;

e) toute autre somme qui lui est affectée par le Conseil.

5. Le Secrétaire général ou la Secrétaire générale peut constituer des Fonds de dépôt et des Comptes spéciaux pour des activités qui sont financées par des ressources extrabudgétaires selon décision du Conseil.

6. Sauf dispositions contraires, de tels fonds et comptes sont gérés conformément au présent Règlement financier.

ARTICLE 7

1. Des contributions volontaires, des dons ou des legs, qu'ils soient ou non en espèces, peuvent être acceptés par le Secrétaire général ou la Secrétaire générale sur autorisation du Conseil (cf. Statuts, art. 21 k)).

2. Les sommes reçues à des fins spécifiées par le donateur ou la donatrice sont considérées comme des fonds de dépôt.

3. Les sommes reçues sans que leur destination ait été spécifiée sont considérées comme des recettes accessoires.

ARTICLE 8

Le Secrétaire général ou la Secrétaire générale désigne la banque ou les banques dans lesquelles doivent être déposés les fonds de l'Union.

ARTICLE 9

1. Le Secrétaire général ou la Secrétaire générale est autorisé(e) à placer les fonds qui ne sont pas nécessaires pour faire face aux besoins immédiats.

2. Les revenus provenant des placements sont crédités à chaque fonds correspondant.

ARTICLE 10 (cf. Règl. Secrétariat, art. 9)

1. Le Secrétaire général ou la Secrétaire générale est chargé(e) de l'exécution du budget de l'Union ainsi que de la gestion du patrimoine de celle-ci :

a) désigne les fonctionnaires autorisé(e)s à recevoir des fonds, à engager des dépenses et à effectuer des paiements en son nom;

b) établit un système de contrôle financier intérieur permettant d'exercer efficacement, soit une surveillance permanente, soit une révision d'ensemble des opérations financières, soit les deux en vue d'assurer :

i) la régularité des opérations d'encaissement, de dépôt et d'emploi des fonds et autres ressources financières de l'Union;

ii) la conformité de tous les engagements et de toutes les dépenses avec les ouvertures de crédits et les autres dispositions financières votées par le Conseil ou avec l'objet des fonds de dépôt et des comptes spéciaux ainsi qu'avec les règles concernant ces fonds et comptes;

iii) l'utilisation rationnelle des ressources de l'Union.

ARTICLE 11

1. Le Secrétaire général ou la Secrétaire générale fait tenir la comptabilité nécessaire et présente des comptes annuels faisant ressortir, pour l'exercice financier auquel ils se rapportent, l'état du compte général de l'Union ainsi que de tous les fonds et les comptes spéciaux et, d'une manière générale, tout renseignement propre à indiquer la situation financière de l'Union.

2. Les comptes de l'Union sont présentés en francs suisses.

ARTICLE 12

1. Le Comité exécutif désigne une personne compétente pour assurer la vérification extérieure des comptes de l'Union (cf. Statuts, art. 24.2 k)).

2. Cette personne remet, au plus tard, le 1er mars suivant la fin de l'exercice, son rapport au Secrétaire général ou à la Secrétaire générale, qui le soumet avec les comptes vérifiés, au plus tard le 15 mars, aux deux Vérificateurs ou Vérificatrices des comptes nommé(e)s par le Conseil parmi ses membres (cf. Statuts, art. 21 j)).

3. Les Vérificateurs ou Vérificatrices des comptes présentent au Conseil pour approbation, à sa session de printemps, les comptes vérifiés, en formulant toutes remarques qu'ils jugent nécessaires. Le Conseil statue chaque année sur la décharge à donner au Secrétariat général pour sa gestion (cf. Règl. Conseil, art. 41).

ARTICLE 13

1. Le Secrétaire général ou la Secrétaire générale est tenu(e) de fournir des informations sur les incidences administratives et financières de toute proposition soumise par un organe de l'Union et qui peut entraîner des dépenses.

2. Aucune résolution ou décision entraînant dépense n'est exécutoire si elle n'a pas été approuvée par le Conseil qui, en même temps, se prononce sur la manière d'en assurer le financement.

ARTICLE 14

1. Le présent Règlement est approuvé par le Conseil et entre en vigueur à la date de son approbation.

2. Toute proposition de suspension ou de modification des dispositions du présent Règlement doit être formulée par écrit et envoyée au Secrétariat de l'Union au moins trois mois avant la prochaine réunion du Conseil.

3. Le Secrétaire général ou la Secrétaire générale la communique d'urgence aux membres du Conseil et en saisit pour avis le Comité exécutif.