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| Union interparlementaire | ||
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Modifié en avril 1996, septembre 1998, avril 2001, avril 2003, octobre 2004, octobre 2005, avril 2008 et avril 2017
Table des matières :
Le présent Règlement régit la gestion financière de l'Union interparlementaire.
L'exercice financier couvre une année civile du 1er janvier au 31 décembre.
1. Le budget annuel de l'UIP est approuvé par le Conseil directeur (cf. Statuts, art. 21 h)). 2. Les prévisions budgétaires annuelles sont préparées par la Secrétaire générale ou le Secrétaire général (cf. Statuts, art. 28.2 f)). Elles sont exprimées en francs suisses (CHF). 3. Les prévisions budgétaires pour l'exercice financier sont accompagnées des annexes explicatives et exposés circonstanciés que la Secrétaire générale ou le Secrétaire général peut juger utile ou nécessaire de présenter ou que le Conseil directeur peut demander.
4. Le Comité exécutif examine les prévisions budgétaires préparées par la Secrétaire générale ou le Secrétaire général et les soumet à la deuxième session du Conseil directeur en formulant toutes recommandations qu'il ou elle juge opportunes (cf. Statuts, art. 26.2 e)).
5. Les prévisions budgétaires doivent être transmises par la Secrétaire générale ou le Secrétaire général à tous les Membres de l’UIP un mois au moins avant l'ouverture de la session du Conseil directeur.
6. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général peut présenter des prévisions budgétaires supplémentaires chaque fois que les circonstances l'exigent. Celles-ci sont préparées sous la même forme que les prévisions pour l'exercice financier et sont soumises au Comité exécutif. Le Comité exécutif les examine et les soumet au Conseil directeur pour son approbation en formulant toutes recommandations qu'il juge opportunes.
7. Outre les prévisions budgétaires pour l'exercice financier suivant, la Secrétaire générale ou le Secrétaire général présente au Comité exécutif et au Conseil directeur, pour leur information, des estimations provisoires pour l'année suivante ou pour toute période déterminée par le Conseil directeur. 8. Si le Conseil directeur rejette le projet de budget proposé par le Comité exécutif, il peut soit charger un groupe de travail à composition équilibrée d'étudier la question et de lui soumettre un projet de budget révisé, éventuellement en prolongeant sa séance à cette fin, soit décider de convoquer des sessions extraordinaires du Comité exécutif et du Conseil directeur avant la fin de l'exercice en question pour trouver une solution et adopter le budget.
1. Par le vote des crédits, le Conseil directeur autorise la Secrétaire générale ou le Secrétaire général à engager des dépenses et à effectuer des paiements aux fins pour lesquelles les crédits ont été votés.
2. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général ne peut, sans le consentement du Comité exécutif, engager de dépenses ayant pour effet un dépassement du crédit global inscrit au budget annuel (cf. Règl. Secrétariat, art. 10.3).
3. Au cas où il apparaît que les crédits budgétaires votés par le Conseil directeur ne seront pas suffisants pour couvrir les dépenses entraînées par l'exécution du programme et l'administration de l’UIP, la Secrétaire générale ou le Secrétaire général en informe le Comité exécutif qui peut demander au Conseil directeur l'octroi de crédits supplémentaires (cf. Statuts, art. 26.2 i) ; Règl. Secrétariat, art. 10.4). 4. En cas d'urgence, le Comité exécutif peut accorder ces crédits supplémentaires et doit en informer le Conseil directeur lors de sa session la plus rapprochée (cf. Statuts, art. 26.2 i); Règl. Secrétariat, art. 10.5). 5. Les crédits servent à couvrir les dépenses de l'exercice financier auquel ils se rapportent. L'utilisation des sommes provenant de crédits non engagés à la fin de l'exercice financier est soumise par la Secrétaire générale ou le Secrétaire général à la décision du Conseil directeur, par l'intermédiaire du Comité exécutif. 6. Les crédits restent utilisables pendant une période de 12 mois après la fin de l'exercice financier auquel ils se rapportent, dans la mesure où ils sont nécessaires pour assurer la liquidation d'engagements concernant des marchandises livrées et des services fournis au cours de l'exercice, ainsi que pour couvrir toute autre dépense régulièrement engagée qui n'aurait pas encore été réglée au cours de l'exercice. 7. A l'expiration de cette période de 12 mois, tout solde disponible de ces crédits est soumis à la procédure prévue à l'Art. 4.5. 8. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général consulte le Comité exécutif, chaque fois que cela est possible, avant d'opérer des virements d'un poste budgétaire à l'autre dans la limite du crédit global alloué et dans le cadre d'un même exercice financier.
9. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général peut opérer ces virements sous réserve qu’ils ne soient pas supérieurs à 3 pour cent du crédit global ouvert pour tout exercice financier sans consulter au préalable le Comité exécutif mais doit les soumettre pour avis à la prochaine session du Comité exécutif et avant que le Conseil directeur n'examine les comptes.
ARTICLE 5 (cf. Statuts, art. 5) 1. Les crédits inscrits au budget ainsi que les crédits supplémentaires éventuels sont couverts par : a) les contributions des Membres et des Membres associés de l'UIP ;Avant l'encaissement des recettes, les dépenses peuvent être couvertes au moyen du Fonds de roulement. 2. Les contributions des Membres sont calculées sur la base du barème de répartition établi par le Conseil directeur et ajusté en fonction de l'état des Membres de l'UIP à la date de l'appel des contributions. 3. Lorsque le Conseil directeur a adopté le budget, la Secrétaire générale ou le Secrétaire général doit : a) envoyer les documents appropriés aux Membres ;4. Les contributions sont considérées comme dues dès l'ouverture de l'exercice financier auquel elles se rapportent et sont payables au 31 mars de cet exercice. Toute contribution impayée à cette date est considérée comme arriérée. 5. Les contributions au budget sont calculées et payées en francs suisses. 6. Les versements effectués par un Membre de l'UIP sont portés à son crédit en déduction des contributions dont il est débiteur, chaque versement venant en déduction de la dette la plus ancienne. 7. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général soumet au Comité exécutif et au Conseil directeur un rapport sur le recouvrement des contributions. 8. Les Parlements nouvellement admis ou réadmis au cours du premier semestre de l'année sont tenus de verser la totalité de leur contribution pour l'année ; les Parlements nouvellement admis ou réadmis au cours du second semestre sont tenus de verser seulement la moitié de cette contribution. 9. Lorsqu'un Membre de l'UIP fait l'objet d'une décision de suspension de son affiliation parce que le Parlement de ce pays a cessé de fonctionner, ses arriérés de contribution éventuels sont passés par pertes et profits. 10. Un Membre de l’UIP dont l’affiliation a été suspendue pour manquement à ses obligations financières vis-à-vis de l’UIP demeure débiteur envers celle-ci de ses arriérés de contribution. Si ce Parlement présente par la suite une demande de réaffiliation dans les dix années suivant la date de sa suspension, il doit verser, au moment de sa réaffiliation, un tiers au moins de ces arriérés et présenter un plan de règlement de l’intégralité du solde dans un délai raisonnable. Tant qu’il n’a pas été soldé, ce montant demeure une dette spéciale et n’est pas considéré comme étant un arriéré au sens des Art. 4.2 et 5.2 des Statuts. 11. Nonobstant les dispositions du paragraphe précédent, un ancien Membre de l'UIP qui a été suspendu pour non-paiement de ses contributions et qui demande sa réaffiliation à l'UIP peut, dans des circonstances atténuantes particulières, bénéficier d'une remise partielle ou totale de sa dette. Le Conseil directeur tranche chaque cas individuellement après réception du rapport détaillé du Comité exécutif.
1. Il est établi un Fonds général. Ce Fonds sert à couvrir les dépenses de l'UIP dans le cadre du budget ordinaire et de budgets spéciaux éventuels. Il est alimenté par les recettes prévues à l'Art. 5.1 ci-dessus, y compris des avances du Fonds de roulement. 2. Il est établi un Fonds de roulement dont le Conseil directeur arrête le montant à un niveau suffisant pour : a) couvrir les dépenses en attendant l'encaissement des recettes ;3. Le Fonds de roulement est alimenté par : a) les crédits correspondants inclus dans le budget annuel pour le réapprovisionner et/ou augmenter son montant;4. Il est établi un Fonds de pension doté de son propre Règlement. 5. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général peut constituer des Fonds de dépôt et des Comptes spéciaux pour des activités dotées d’un financement à usage restreint provenant de sources extérieures selon décision du Conseil directeur. 6. Sauf dispositions contraires, de tels fonds et comptes sont gérés conformément au présent Règlement financier.
1. Des contributions volontaires, des dons ou des legs, qu'ils soient ou non en espèces, peuvent être acceptés par la Secrétaire générale ou le Secrétaire général sur autorisation du Conseil directeur (cf. Statuts, art. 21 j)).
2. Les sommes reçues à des fins spécifiées par la donatrice ou le donateur sont considérées comme des fonds de dépôt. 3. Les sommes reçues sans que leur destination ait été spécifiée sont considérées comme des recettes accessoires.
La Secrétaire générale ou le Secrétaire général désigne la banque ou les banques dans lesquelles doivent être déposés les fonds de l’UIP.
1. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général est autorisé(e) à placer les fonds qui ne sont pas nécessaires pour faire face aux besoins immédiats. 2. Les revenus provenant des placements sont crédités à chaque fonds correspondant.
ARTICLE 10 (cf. Règl. Secrétariat, art. 9) 1. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général est chargé(e) de l'exécution du budget de l’UIP ainsi que de la gestion du patrimoine de celle-ci : a) arrête les règles et méthodes détaillées propres à assurer une gestion financière efficace, efficiente et économique ;2. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général peut, après une enquête approfondie, autoriser à passer par profits et pertes le montant des pertes de fonds, stocks et autres avoirs, à condition qu'un état de toutes les sommes ainsi passées par profits et pertes soit soumis aux Vérificatrices ou Vérificateurs des comptes en même temps que les comptes annuels. 3. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général peut, dans des circonstances exceptionnelles, faire les versements à titre gracieux qu'il/elle juge nécessaires dans l'intérêt de l’UIP, étant étendu qu'il doit soumettre aux Vérificateurs internes des comptes un état de ces versements en même temps que les comptes.
1. Les fonctions d'achat comprennent tous les actes nécessaires à l'acquisition par voie d'achat ou de location de biens, notamment des produits et des biens immobiliers, et de services, y compris des ouvrages. Les principes généraux ci-après seront dûment pris en considération dans l'exercice des fonctions d'achat de l'Union interparlementaire : a) Rapport qualité/prix optimal ;2. Les marchés de matériel, fournitures et autres articles nécessaires sont passés par adjudication avec publicité préalable, sauf lorsque, dans des circonstances exceptionnelles, la Secrétaire générale ou le Secrétaire général estime que l'intérêt de l’UIP justifie une dérogation à cette règle.
1. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général fait tenir la comptabilité nécessaire et présente des comptes annuels faisant ressortir, pour l'exercice financier auquel ils se rapportent, l'état du compte général de l’UIP ainsi que de tous les fonds et les comptes spéciaux et, d'une manière générale, tout renseignement propre à indiquer la situation financière de l’UIP. 2. Les comptes de l'UIP sont présentés en francs suisses.
1. Le Comité exécutif désigne une personne compétente pour assurer la vérification externe des comptes de l'UIP (cf. Statuts, art. 26.2 j)). 2. Cette personne remet, au plus tard, le 1er mars suivant la fin de l'exercice, son rapport à la Secrétaire générale ou au Secrétaire général, qui le soumet avec les comptes vérifiés, au plus tard le 15 mars, aux deux Vérificateurs ou Vérificatrices des comptes nommé(e)s par le Conseil directeur parmi ses membres (cf. Statuts, art. 21 i)). 3. Les Vérificatrices ou Vérificateurs des comptes présentent au Conseil directeur pour approbation, à sa première session annuelle, les comptes vérifiés, en formulant toutes remarques qu'ils jugent nécessaires. Le Conseil directeur statue chaque année sur la décharge à donner au Secrétariat général pour sa gestion (cf. Règl. Conseil directeur, art. 41).
1. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général est tenu(e) de fournir des informations sur les incidences administratives et financières de toute proposition soumise par un organe de l’UIP et qui peut entraîner des dépenses. 2. Aucune résolution ou décision entraînant dépense n'est exécutoire si elle n'a pas été approuvée par le Conseil directeur qui, en même temps, se prononce sur la manière d'en assurer le financement.
1. Le présent Règlement est approuvé par le Conseil directeur et entre en vigueur à la date de son approbation. 2. Toute proposition de suspension ou de modification des dispositions du présent Règlement doit être formulée par écrit et envoyée au Secrétariat de l'UIP au moins trois mois avant la prochaine réunion du Conseil directeur. 3. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général la communique d'urgence aux membres du Conseil directeur et en saisit pour avis le Comité exécutif.
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