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| Union interparlementaire | ||
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Le Secrétariat de l’UIP exerce, sous le contrôle du Comité exécutif, les fonctions qui lui sont imparties ou déléguées conformément aux Statuts (cf. Statuts, art. 28.2). La gestion du Secrétariat de l’UIP et la responsabilité de l'exercice des fonctions imparties ou déléguées à celui-ci sont confiées à la Secrétaire générale ou au Secrétaire général (cf. Statuts, art. 28.1). 1. Conformément à la procédure de recrutement annexée au présent Règlement, la Secrétaire générale ou le Secrétaire général est élu(e) ou réélu(e) par le Conseil directeur sur proposition du Comité exécutif pour une durée de quatre années, renouvelable deux fois (cf. Statuts, art. 21 l), 26.2 h) et 28.1). Les conditions de son engagement sont arrêtées par le Comité exécutif. 2. Le Comité exécutif peut proposer au Conseil directeur de voter, par dérogation à la procédure visée à l'alinéa 1), sur le renouvellement du mandat du Secrétaire général sortant. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général s'adjoint les personnes nécessaires dans le cadre du budget approuvé par le Conseil directeur, et informe le Comité exécutif des engagements et des cessations d'emploi (cf. Art. 2). La Secrétaire générale ou le Secrétaire général est tenu(e) de consacrer tout son temps à ses fonctions. Ses fonctions sont incompatibles avec celles de membre de parlement. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général ou un membre du Secrétariat qu'elle ou il désigne assiste, avec voix consultative, aux séances des organes de l’UIP et à toute réunion convoquée par celle-ci (cf. Règl. Assemblée, art. 35.2 ; Règl. Conseil directeur, art. 42 ; Règl. Comité exécutif, art. 14 ; et Règl. Commissions permanentes, art. 41). La Secrétaire générale ou le Secrétaire général prépare chaque année, afin de le soumettre au Comité exécutif, un projet de programme de travail accompagné d'un projet de budget (cf. Statuts, art. 28.2 f) ; Règl. financier, art. 3). Chaque année, lors de l'Assemblée, ou, si celle-ci n'a pas lieu, avant le 1er juillet, la Secrétaire générale ou le Secrétaire général rend compte au Comité exécutif des travaux du Secrétariat. ARTICLE 9 (cf. Règl. financier, art. 10) 1. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général est chargé(e) de l'exécution du budget de l’UIP ainsi que de la gestion du patrimoine de celle-ci.
2. Les fonds nécessaires aux paiements sont retirés par la Secrétaire générale ou le Secrétaire général. En cas d'absence, la Secrétaire générale ou le Secrétaire général peut déléguer la signature à un autre membre du Secrétariat de l’UIP. ARTICLE 10 (cf. Règl. financier, art. 4) 1. En cas de besoin, la Secrétaire générale ou le Secrétaire général est autorisé(e) à faire des virements d'un poste budgétaire à l'autre dans le cadre d'un même exercice financier.
2. Le Comité exécutif examine pour avis ces virements avant la transmission des comptes aux Vérificatrices ou Vérificateurs des comptes nommé(e)s par le Conseil directeur.
3. La Secrétaire générale ou le Secrétaire général ne peut, sans le consentement du Comité exécutif, engager de dépenses ayant pour effet un dépassement du crédit global inscrit au budget annuel.
4. Au cas où il apparaît que les crédits budgétaires votés par le Conseil directeur ne seront pas suffisants pour couvrir les dépenses entraînées par l'exécution du programme et l'administration de l’UIP, la Secrétaire générale ou le Secrétaire général en informe le Comité exécutif qui peut demander au Conseil directeur l'octroi de crédits supplémentaires (cf. Statuts, art. 26.2 i)).
5. En cas d'urgence, ces crédits peuvent être accordés par le Comité exécutif qui devra en informer le Conseil directeur lors de sa session la plus rapprochée (cf. Statuts, art. 26.2 i)). La Secrétaire générale ou le Secrétaire général fournit au Comité exécutif toutes indications concernant l'administration financière de l’UIP, l'évolution des recettes et des dépenses ainsi que la ligne de conduite suivie en la matière (cf. Statuts, art. 26.2 g)). Chaque année, avant le 1er mars, la Secrétaire générale ou le Secrétaire général fait examiner les comptes de l'exercice précédent par une Vérificatrice ou un Vérificateur externe des comptes. Les comptes sont ensuite soumis aux Vérificatrices ou Vérificateurs qui les présentent au Conseil directeur. Le Conseil directeur statue chaque année sur la décharge à donner à la Secrétaire générale ou au Secrétaire général pour sa gestion (cf. Statuts, art. 21 i); Règl. financier, art. 13).
PROCEDURE DE SELECTION DU SECRETAIRE GENERAL Avis de vacance de poste Le processus de sélection au poste de Secrétaire général commencera quinze mois avant l'expiration du mandat en cours du Secrétaire général. Un avis de vacance de poste décrivant les fonctions du Secrétaire général et les compétences et qualifications requises des candidats sera alors communiqué à tous les parlements membres de l'UIP. Cet avis sera en outre affiché sur le site Web de l'UIP et communiqué au système des Nations Unies. Tous les parlements seront invités à le diffuser de la manière qu'ils jugeront appropriée. En même temps qu’il parachèvera l’avis de vacance de poste, le Comité exécutif arrêtera un ensemble d’exigences minimales auxquelles les candidats devront satisfaire pour être retenus à l’issue d’une première sélection. Présentation des candidatures Les candidatures pourront être présentées par les intéressés eux-mêmes ou par un ou plusieurs Membres de l'UIP. Les candidatures devront être présentées dans un délai de quatre mois à compter de la date de l'avis de vacance de poste officiel. Les candidatures devront être présentées dans l’une des deux langues de travail de l'UIP ‑ l’anglais et le français - et prendront la forme d'une lettre de motivation accompagnée d'un curriculum vitae. Chaque candidature sera traitée confidentiellement et sera enregistrée par le Directeur des services administratifs qui fera fonction de dépositaire et qui répondra aux demandes de renseignements des candidats. Première sélection des candidats A l’issue de la période de dépôt des candidatures, le Président de l'UIP, assisté par le dépositaire, examinera toutes les candidatures pour s'assurer qu'elles répondent aux exigences minimales énoncées dans l'avis de vacance de poste. Toute candidature qui ne satisferait pas à ces exigences sera écartée. L'ensemble des documents soumis par les candidats ayant satisfait aux exigences minimales sera examiné par le Président de l'UIP et le Vice-Président du Comité exécutif qui établiront conjointement une liste de présélection réunissant les 20 meilleurs candidats qualifiés. L’ensemble des documents correspondant à ces candidats sera communiqué à chaque membre du Comité exécutif de l'UIP et sera accompagné d’un rapport du Président sur le déroulement et le résultat de la procédure de présélection. Après avoir examiné ces candidatures, chaque membre du Comité désignera jusqu’à cinq candidats dont il souhaite le maintien sur la liste de présélection. Les membres du Comité feront part de leurs préférences au Secrétariat par une procédure confidentielle dans un délai d’un mois à compter de la réception de la documentation. Les cinq candidats qui auront recueilli le plus grand nombre de choix préférentiels seront retenus. Interviews des candidats sélectionnés Les cinq candidats retenus seront invités à l'Assemblée, où le choix final sera opéré. Durant cette Assemblée, le Comité exécutif consacrera une journée supplémentaire à l’audition des candidats. Les interviews seront d’une durée identique pour tous les candidats. Ces derniers seront invités à présenter leur candidature pendant dix minutes et à répondre ensuite aux questions des membres du Comité. Avant d’entamer les interviews, les membres du Comité exécutif se seront mis d'accord sur une série de questions à poser à tous les candidats. Les membres du Comité exécutif pourront aussi réagir par des questions aux propos des candidats et poser des questions relatives aux présentations de chacun d’eux. Après les interviews, les membres du Comité exécutif auront un échange de vues sur les candidatures. Ils s’efforceront de déterminer si un ou plusieurs candidats peuvent être écartés à ce stade de la procédure au motif qu'ils ne satisfont pas de toute évidence aux exigences du poste ou ne parviennent pas à recueillir un soutien suffisamment large. A cette fin, le Comité exécutif pourra recourir à un vote indicatif ou autre procédé similaire. A l’issue de ses délibérations, le Comité exécutif soumettra au moins deux candidatures aux Membres de l'UIP présents à l'Assemblée. Présentation des candidatures durant l'Assemblée Tous les candidats retenus par le Comité exécutif auront les mêmes possibilités de présenter leur candidature à chacun des groupes géopolitiques, conformément aux procédures arrêtées par ceux-ci. Les candidats devront aussi être entendus par le Forum des Femmes parlementaires, conformément à une procédure fixée par son Bureau. Les candidats devront présenter leur candidature durant la dernière séance du Conseil directeur. Ils auront chacun cinq minutes pour le faire. Election Le Conseil directeur élira le Secrétaire général par un vote à bulletin secret. Afin de choisir le candidat le plus à même de recueillir un large consensus des membres, sinon l’unanimité, le Conseil directeur élira le Secrétaire général à la majorité absolue des suffrages exprimés conformément à l’Art. 35.1 b) du Règlement du Conseil directeur. S'il y a plus de deux candidats et qu’aucun d’entre eux ne recueille la majorité requise au premier tour de scrutin, le candidat qui a recueilli le moins de suffrages sera éliminé et il y aura un nouveau tour de scrutin. Cette procédure sera répétée jusqu'à ce qu’un candidat obtienne la majorité absolue des suffrages exprimés. Le candidat choisi sera nommé par le Conseil directeur pour un mandat de quatre ans.
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